Page 107 - 电力与能源2021年第六期

杨 翼, 等: 电力企业电子档案单套制归档模式研究实践 7 5
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点是云架构与模块化设计, 这两种创新设计可使 子文件, 包括音视频、 超文本、 数据库、 多媒体等,
新产生的一些需求得到充分满足。生产文件的联 无法百分之百地转换成纸质副本输出、 归档。单
邦机构负责系统中文件的上传、 处理与保存, 最终 套制可使各立档单位制作的电子档案通过网络完
生成访问版本纳入国家档案馆目录。澳大利亚推 整地上传归档, 既便捷高效, 又能保证归档档案的
进 2020 数字连续性政策, 为确保业务流程涵盖所 真实性, 而且还能够在技术和内容上为建立数字
有信息管理, 力争使政府的服务和计划得到进一 档案馆奠定坚实基础。
步优化, 保障社会效益和经济效益信息的再利用 2.4 降低档案匹配比对失误率
价值。澳大利亚国家档案馆按照相关计划拟定了 众所周知, 人工是无法进行精细繁杂检验的,
4 个关键步骤: 一是各机构制订信息治理框架并 在比对图像的色温、 色彩、 线条以及大容量文本时
全面加以实施; 二是实现政府信息的互相操作; 三 尤其易出现大的误差。在双套制模式下需要进行
是实现业务流程的全数字化; 四是档案馆明确规 的比对、 匹配、 印证工作, 在单套制归档模式下都
定关于标准信息管理的能力及专业水平。这一政 无需再去做, 失误率得到有效降低。
策使纸质文件进一步减少, 使信息治理得到进一 3 电力企业档案特点与开展电子档案单
步改善, 数字转型得到更多人关注的同时也使机
套制归档的实践基础
构能力获得了提升, 纸质文件的大量积压现象不
复存在。客观而言, 无论是政府行政效力的提高, 3.1 电力企业档案特点
还是社会记忆的留存, 均离不开数字转型。 随着电力企业业务范围不断扩大、 国际化战
国内对电子文件的研究始于 20 世纪九十年 略加快实施、 法治企业建设深入推进和运行方式
代, 电子文件归档理论日益完善, 但电子档案单套 不断调整, 如何实现“ 以文辅政, 以档资政”, 是新
制归档模式的研究仍处于起步阶段。目前研究多 时代档案工作需要认真研究的课题。电力企业档
侧重于分析电子文件双套制的产生原因、 发展过 案具备常规档案资料的基本要素特征, 包括原始
程以及存在问题, 对于如何解决电子文件双套制 性、 真实性、 规范性等, 同时也具有其他类型企业
归档存在的问题没有较为全面系统的建议。从实 不具备的独特要素。
践探索研究来看, 浙江省的“ 最多跑一次” 电子化 3.1.1 档案类别繁多, 工作流程繁琐
归档, 上海自贸区、 青岛市、 珠海市等的单套制归 电力企业档案资料按性质可 划 分 为 多 种 类
档实践为单套制管理提供了较多创新经验。 别, 如生产经营类、 财务管理类、 工 程 建 设 类 等。
现代电力企业在记录重大节点事件时, 往往要求
2 电子档案单套制归档模式创新特点
必须展现完整的发展历程和全生命周期, 做到生
对电子档案单套制归档模式进行初步试点整 动、 全面、 宏观, 因此在征集、 整理、 归集、 录入相关
体效果较好, 在创新方面主要体现在以下 4 方面。 资料时需要把各种格式的资料进行综合归档, 在
2.1 降低档案制作和保管成本 这些资料中多媒体资料、 影像、 图片是必不可少
单套制归档不需要打印和保 管 大 量 纸 质 副 的, 因而工作内容庞大, 工作程序繁琐。
本, 解决了实体档案整理和库房管理占用大量人 3.1.2 形成单位众多, 水平参差不齐
力、 物力资源的问题。高像素图片、 矢量图、 音频、 电力企业工程档案资料多来源于各类型参建
视频等难以转换为纸质档案, 通过单套制归档模 单位, 包括监理、 施工和配套的监造等。档案归档
式既便捷, 又能够使档案管理成本大幅降低。 有两个特点: 一是点多面广; 二是来源渠道多且分
2.2 减少档案人员工作量 散。此外, 不同归档部门档案管理水平参差不齐,
单套制归档是全周期性管理, 无论是收集、 分 不利于提升档案管理的科学化、 规范化水平。
类、 整理, 还是编目、 装盒、 排架, 包括统计、 鉴定等 3.1.3 档案专业性强, 管控难度较大
程序, 都是在电子档案生成过程中同步完成, 档案 电力企业档案资料涉及消防、 电气、 设备、 土

管理人员的工作量大幅减轻。 建, 乃至党建、 纪检、 人资、 财务等众多专业性极强
2.3 提升归档档案真实完整性 的门类, 大大增加了文档综合管控的难度。要全
传统双套制归档模式下, 很多格式种类的电 面适应并综合驾驭这些门类, 完全依靠以往传统