Page 108 - 电力与能源2021年第六期

7 1 6 杨 翼, 等: 电力企业电子档案单套制归档模式研究实践

档案管理模式是很难做到的。 行仔细检查, 确定不存在病毒或其他安全问题, 并
3.2 电力企业开展电子档案单套制归档 对已有软硬件进行有针对性的优化改造。通过实
采用电子文件归档及电子档案单套制归档, 地调研, 与办公自动化( OfficeAutomation , 简称
对于电力企业有着很大的现实紧迫性和具体可操 OA ) 软件设计公司、 档案管理软件设计公司共同
作性。 确定电子档案元数据项及采集方案, 明确将数字
3.2.1 档案业务基础扎实 证书、 签名算法、 签名时间、 电子认证服务机构证
目前, 电力企业共收录文书、 科技、 照片、 实物 书链等元数据与电子文件同时归档, 扩充了归档
等通用专业门类和专业业务等 7 个门类、 49 种类 要素, 提高了电子档案运转效率。

型的档案, 涵盖了公司核心业务的全部档案资料, 4.2 流转监管———注重监督审核把关
各类档案共计1944 万卷、 1.78 亿件, 而且大多已 从公文编辑插件的安装到电子公章的用印,

完成数字化, 具备较好的电子档案线上利用条件。 再到流转办理方面入手, 不断规范完善 OA 系统
3.2.2 规章制度体系完备 功能, 做好系统日常维护、 检查与更新。对文件创
企业认真贯彻《 档案法》、《 中央企业档案工作 建、 接收、 流转等环节进行严格管理控制, 实施责
规定》 等法规, 制订《 档案管理办法》、《 纸质档案数 任制, 提高文件安全系数。 OA 系统平台对电子
字化规范》 等 19 项标准, 对档案管理工作进行全 文件运行流转过程进行全面持续的监控和记录,
面规范, 发挥文档一体化优势, 积极融入业务流 会定期对档案的一系列量化指标进行技术监控和
程, 将档案要求嵌入电力营销、 物资招投标、 基建 抽检, 监控和抽检内容包括日期、 门类、 数量等, 从
管理等 30 余项重点工作, 提升档案管理水平。 而保证生成的电子档案既符合技术要求, 又能够
3.2.3 档案信息化支撑好 长期保存、 随时调用。
自 2006 年开始建设 SG186 工程, 公司档案 4.3 归档衔接———完善全链条功能
管理模块作为协同办公系统的重要子系统之一, 电力企业积极联系相关技术部门研发电子文
共管理文书、 工程、 实物、 照片、 声像等各类档案。 件归档与电子档案管理原型系统, 把电子文件归
2012 年开始数字档案馆建设工作; 2013 年企业承 档、 电子档案管理流程与 OA 系统完美结合, 档案
担的国家电子文件试点正式通过国家电子文件部 归档无需再以年度为单位进行, 而是可以做到随
级联席会议验收, 电子文件与数字档案馆深度融 办随归, 从而避免出现文档脱节的问题, 确保电子
合, 率先实现电子文件前端控制并开始持续深化 档案来源真实、 结构完整、 安全可靠。同时, 优化
应用。现已基本完成各单位的档案一级部署实施 电子档案与业务系统的接口功能, 开展“ 四性”( 真
覆盖工作。系统共注册用户 53 余万人, 管理各类 实性、 完整性、 安全性、 可用性) 检测, 实现电子文
电子档案附件约为 3 亿条, 电子文件约 630TBit 。 件自动归档。此外, 企业通过借助企业内容管理
( Enter p riseContentMana g ement , 简称 ECM ) 系
4 电力企业电子档案单套制归档模式实
统, 成功开发了统一归档模块及系统间的接口规
践路径
范和标准, 还规定了归档范围、 存储格式等, 使办
电子档案单套制归档管理有很多要求, 其中 理流转完毕的电子文件自动归档到 ECM 系统,
最为基础和关键的是全程连贯一致的电子化规范 简化了工作流程。
管理。单套制是指无纸管理的全流程, 任何一个 4.4 长期保存———提升数字认证能力
阶段的缺失都会使单套制归档模式失败。从上海 为提高业务部门对电子档案信息的互认、 互
自贸区电子档案单套 制归档管理的实践经验得 信水平, 企业综合采用元数据采集、 数字签名和自
出, 电子文件的接收、 管理和长期保存是单套制管 动采集、 检测技术, 以及电子认证与电子签章技
理过程中的 3 个难题。电力企业需要结合自身实 术, 确保每一份业务系统中的电子文件在流转过
际情况, 重点从 5 个方面着手开展电子档案单套 程中不被篡改或增减, 实现电子档案全流程统一

制归档模式管理实践工作。 管控。为顺应新时代保密工作要求, 进一步做好
4.1 前期管控———提升归档运转效率 电子文档的信息保密工作, 企业还在原始文本数
在电子文件创建前需要对其系统、 设备等进 据中, 嵌入隐形的、 具有一定意义的数字信息, 随